# Protocol Review and Monitoring System

> **NIH NIH P30** · YALE UNIVERSITY · 2020 · $240,914

## Abstract

PROTOCOL REVIEW AND MONITORING SYSTEM 
 
PROJECT SUMMARY 
The Protocol Review and Monitoring System (PRMS) has been the internal review and monitoring system for 
all cancer clinical trials conducted at Yale Cancer Center since 1993. The PRMS provides a centralized 
mechanism for evaluating the scientific merit of clinical trials at YCC, and serves as the primary scientific 
review system for all cancer-­related protocols prior to approval by the Yale University Institutional Review 
Board. The PRMS Specific Aims are to: 1. Provide scientific review of the clinical trials performed at the Yale 
Cancer Center;; 2. Set priorities for clinical trials at the YCC based on scientific merit and portfolio prioritization;; 
3. Review progress of the trials for conduct and accrual. This grant period has seen the realization of many 
exciting PRMS accomplishments, most of which have been in response to the incredible growth of cancer 
research at Yale, the renewed focus on translational research, the unprecedented recruitment of new clinical 
research faculty, and the expansion of the clinical trials program. Selected accomplishments include: 
recruitment of new administrative leadership to support the PRMS;; enhanced biostatistics support with the 
formation of the Yale Center for Analytical Science (YCAS);; implementation of the OnCore Clinical Trials 
Management System (CTMS);; and restructuring of our scientific progress and accrual review system which will 
allow opportunities for extension of studies into Smilow Care Centers, affiliates, and collaborations with other 
institutions. Additionally, under sponsorship of the Office of the Yale Provost and the YCC Director, the 
IMPACT consulting group was engaged to completely review all aspects of the clinical protocol approval and 
activation processes at Yale University in mid-­2016, with the goal of redesigning the business processes 
necessary to move a protocol from the conceptual stage at DART review to the point where it is open to 
accrual for patients. All steps related to protocol review and approval, including YCC committees, IRB, 
specially focused regulatory committees, budget, contracting, and EMR templating, were dissected for 
maximum efficiency. Prior to IMPACT, the existing state required 33 weeks median time to protocol activation, 
with numerous processes existing outside YCC and without overall coordination. The newly designed process 
for more concurrent upfront review is being piloted with 15 studies in early 2017. This process will have a 
central office to manage the overall process, greater personnel, and more concurrent processes to reduce the 
activation time to 18 weeks or less.

## Key facts

- **NIH application ID:** 9989607
- **Project number:** 5P30CA016359-41
- **Recipient organization:** YALE UNIVERSITY
- **Principal Investigator:** HOWARD S HOCHSTER
- **Activity code:** P30 (R01, R21, SBIR, etc.)
- **Funding institute:** NIH
- **Fiscal year:** 2020
- **Award amount:** $240,914
- **Award type:** 5
- **Project period:** — → —

## Primary source

NIH RePORTER: https://reporter.nih.gov/project-details/9989607

## Citation

> US National Institutes of Health, RePORTER application 9989607, Protocol Review and Monitoring System (5P30CA016359-41). Retrieved via AI Analytics 2026-05-23 from https://api.ai-analytics.org/grant/nih/9989607. Licensed CC0.

---

*[NIH grants dataset](/datasets/nih-grants) · CC0 1.0*