Protocol Review and Monitoring System

NIH RePORTER · NIH · P30 · $240,914 · view on reporter.nih.gov ↗

Abstract

PROTOCOL REVIEW AND MONITORING SYSTEM    PROJECT SUMMARY  The Protocol Review and Monitoring System (PRMS) has been the internal review and monitoring system for  all cancer clinical trials conducted at Yale Cancer Center since 1993. The PRMS provides a centralized  mechanism for evaluating the scientific merit of clinical trials at YCC, and serves as the primary scientific  review system for all cancer-­related protocols prior to approval by the Yale University Institutional Review  Board. The PRMS Specific Aims are to: 1. Provide scientific review of the clinical trials performed at the Yale  Cancer Center;; 2. Set priorities for clinical trials at the YCC based on scientific merit and portfolio prioritization;;  3. Review progress of the trials for conduct and accrual. This grant period has seen the realization of many  exciting PRMS accomplishments, most of which have been in response to the incredible growth of cancer  research at Yale, the renewed focus on translational research, the unprecedented recruitment of new clinical  research faculty, and the expansion of the clinical trials program. Selected accomplishments include:  recruitment of new administrative leadership to support the PRMS;; enhanced biostatistics support with the  formation of the Yale Center for Analytical Science (YCAS);; implementation of the OnCore Clinical Trials  Management System (CTMS);; and restructuring of our scientific progress and accrual review system which will  allow opportunities for extension of studies into Smilow Care Centers, affiliates, and collaborations with other  institutions. Additionally, under sponsorship of the Office of the Yale Provost and the YCC Director, the  IMPACT consulting group was engaged to completely review all aspects of the clinical protocol approval and  activation processes at Yale University in mid-­2016, with the goal of redesigning the business processes  necessary to move a protocol from the conceptual stage at DART review to the point where it is open to  accrual for patients. All steps related to protocol review and approval, including YCC committees, IRB,  specially focused regulatory committees, budget, contracting, and EMR templating, were dissected for  maximum efficiency. Prior to IMPACT, the existing state required 33 weeks median time to protocol activation,  with numerous processes existing outside YCC and without overall coordination. The newly designed process  for more concurrent upfront review is being piloted with 15 studies in early 2017. This process will have a  central office to manage the overall process, greater personnel, and more concurrent processes to reduce the  activation time to 18 weeks or less.

Key facts

NIH application ID
9989607
Project number
5P30CA016359-41
Recipient
YALE UNIVERSITY
Principal Investigator
HOWARD S HOCHSTER
Activity code
P30
Funding institute
NIH
Fiscal year
2020
Award amount
$240,914
Award type
5
Project period
— → —